7 cosas que podrás hacer con tu software de gestión documental
Lo que necesitas no es un programa para hacer facturas. Ni siquiera un software de contabilidad en el que tu gestor o contable podáis llevar los números de la empresa. Lo que necesitas es un programa global que te permita gestionar el conjunto de documentos que entran y salen de tu empresa.
Un software de gestión documental te va a permitir disfrutar de una serie de beneficios que hasta ahora no disfrutabas. Dos personas en una empresa ya pueden tener dificultades para gestionar el workflow nuestro de cada día. Pero si a todo ello le añades marketing, management, departamento de contabilidad, tesorería, cliente final y un sinfín de manos por las que un documento debe pasar, el problema lo tienes asegurado.
¿Qué te permitirá hacer un software de gestión documental?
Muchas empresas se han dado cuenta de que hoy día con la nube disponen de la tecnología adecuada para optimizar sus procesos internos. ¿Cómo?
Porque un software documental les permite hacer una serie de cosas que antes no podían hacer, o no hacían con la misma eficiencia. Te vamos a contar 7:
1. Tu software de gestión de documentos te permite crear varios usuarios. De esta forma, diferentes empleados y usuarios de distintos departamentos contarán con su posibilidad de acceder al software de gestión (con los permisos adecuados) para desarrollar la tarea que tengan que hacer, sin necesidad de estar enviando documentos por e-mail, o tener un servidor privado en la empresa.
2. Podrás personalizar tus documentos. Dale un lavado de cara a la marca de tu empresa y llévala a todos tus documentos: contratos, facturas, albaranes, en todas partes un logotipo de tu empresa dará imagen de seriedad y profesionalidad.
3. Podrás firmar tus documentos con firma digital. Después de que hayas firmado un documento, nadie podrá efectuar cambios, ni intentar engañarte, algo que en la red es más fácil de lo que parece.
4. Tendrás un cuadro de mando que te ayudará a tener una panorámica total de tu workflow, documentos que entran y salen de tu negocio, quién hace qué, cuándo, de qué manera, etc.
5. Podrás realizar anotaciones para colaborar en línea con otros empleados, dándoles indicaciones sobre cómo actuar ante determinado documento, qué falta, qué habría que añadir o quitar, etc.
6. Podrás exportar documentos: en el formato que te dé la gana, para luego utilizarlos en el programa que quieras, sin complicaciones, sin volverte loco.
7. Gestión móvil: y lo mejor y más bonito de todo, podrás gestionar tus documentos estés donde estés. Si te vas de viaje al Caribe, con que tengas una conexión a Internet siempre tendrás acceso a la gestión de tus documentos.
¿Ves lo fácil que resulta cuando dispones de la tecnología adecuada? Si te has cansado ya de perder el tiempo, enviar cientos de e-mails y tener conversaciones interminables por WhatsApp para malentendidos que se podrían solucionar si todos trabajaran con el mismo software, entonces lo que tú necesitas claramente es un software de gestión documental… Te vas a ahorrar una gran cantidad de tiempo y quebraderos de cabeza.
